【令和6年度事業事例】業務の標準化による業務効率改善

参加の経緯

本事業への参加のきっかけは、DX(デジタルトランスフォーメーション)に関心がありつつも、どのツールや方法が効果的なのか分から ず、試行錯誤をしていたことにあります。ChatworkやTrelloなどのツールを導入していたものの、DXの方向性や効果的な活用方法が不 明確でした。事業の案内を受け「、情報収集も兼ねて、専門家の指導を受けられるなら面白いのでは」と考え、参加を決めました。

伴走支援で取り組んだ内容

1 業務の可視化と課題整理
・業務プロセスが属人的で、チェック項目や基準が不明確だったため、標準化を進めた。
・パートスタッフが細かくチェックをしていたが、基準がなかったため、支援を通て整理。

2 業務の標準化
・製品の品質管理において、目に見えるデバイスの問題点は改善可能だが、プログラムのチェックが難しいという課題があった。
・AIを活用したデバッグツールの検討を行うも、難しさがあり、プログラムの 書き換えが容易な環境を構築する方向に。
・Chatworkを活用した社員同士の意見交換の促進。
・手順書の作成を進め、画像や動画を加えることで、誰でも同じ品質で作業できるようにした。

3 社員の意識改革と主体性向上
・これまで意見を言うことに消極的だった社員が、主体的に意見を持つようになった。
・DXの導入を進める中で、従業員が課題を共有し、解決策を模索する文化が醸成されつつある。
・社員自らが業務プロセスの改善に取り組み、標準化の重要性を実感。

今後の展望

短期的目標(3ヶ月以内)
・手順書の作成を完了し、標準化の定着を図る。
・DXツールの活用をさらに進め、業務効率を向上させる。

中長期的目標(3~5年)
・少人数体制でも高品質な業務遂行が可能 な仕組みを構築する。
・DXを活用し、スキルの低い・無い、もしくは初心者でも業務がこなせるような業務フローを確立。
・新たな従業員を増やさずに、売上向上とコスト削減を両立させる。

最終目標(10年後)
・DXをさらに深化させ、少数精鋭の組織で持 続的な成長を実現。
・人材不足に悩まされることなく、最小限の人員で最大限の成果を出せる体制を確立。

伴走支援を通しての感想

◆もやもやしていた課題が 可視化された
・「なんとなく効率が悪い」と感じていた業務の問題点を整理し、具体的に改善策を講じることができた。
・業務プロセスのどこに無駄があるのかが明確になり、標準化が進められた

◆これまでのコンサルとは違い、 継続的な支援があった
・過去に補助金を使ったコンサルを受けたことがあったが、「最初に話をして終わり」というケースが多かった。
・今回の伴走支援は、継続的なフォローがあり、具体的なアクションにつなげることができた。

◆企業文化の変化を実感
・以前は社員が受け身で業務に取り組んでいた が、意見を出し合う文化が生まれつつある。
・DXを活用することで、社員が課題を自発的に捉え、改善に取り組む姿勢が生まれた。