【令和6年度事業事例】Googleスプレッドシートによる業務効率改善

参加の経緯

本事業への参加のきっかけは、これまでデジタル化がほとんど進んでおらず、紙ベースでの業務が主流だったことにあります。特に、従業 員の年齢層や業界特有の抵抗感もあり、DX(デジタルトランスフォーメーション)を進めることに対して不安を抱えていました。しかし、セミ ナーを通じてデジタル化の必要性を再認識し、伴走支援の存在を知ったことで「、まずは導入してみよう」との決断に至りました。

伴走支援で取り組んだ内容

1 情報共有の効率化
・紙ベースの情報共有を改め、Googleスプレッドシートを活用
・タブレットの導入によるデジタル化の推進
・施設内に大画面ディスプレイを設 置し、職員がリアルタイムで情報を確認できる仕組みを構築

2 業務の効率化
・入居者の体調管理や申し送りをスプレッドシートで一元管理
・勤怠管理・給与計算をフリー (freee)を用いてデジタル化
・訪問介護の記録もデジタル化し、業務時間の削減を目指す

3 意識改革
・「デジタル化する」のではなく、「デジタルで現場の作 業効率を変える」という考え方を浸透
・終礼や朝礼で繰り返し目的を伝え、職員の抵抗感を軽減
・Excelとの違いを学びながら、Googleスプレッドシートの利便性を実感

今後の展望

短期的目標(3ヶ月以内)
デジタル化の定着を完了させ、業務フローの安定化を図る。

中長期的目標
・業務の効率化をさらに進め、入居者へのサービス提供時間を増やす。
・デジタルツールに精通した人材の育成を進める。
・介護業界の慢性的な人材不足に対応しながら、働きやすい職場環境を整備する。
・最終的には、デジタル化を活かして選ばれる介護施設となり、収益の安定化を目指す。

最終目標(10年後)
・DXをさらに深化させ、少数精鋭の組織で持 続的な成長を実現。
・人材不足に悩まされることなく、最小限の人員で最大限の成果を出せる体制を確立。

伴走支援を通しての感想

デジタル化の抵抗感が軽減された
DXに対する不安があったが、伴走支援を受けたことで、「便利なもの」として受け入れやすくなった。特にタブレット導入により、スマホに慣れた職員が抵抗なくデジタルツールを活用できるようになった。

経営者自身の意識改革が進んだ
以前はDXに対する漠然とした不安があったが、支援を受けることで「デジタル化の必要性」が明確になった。業務効率化を通じて入居者サービス向上に繋げるというビジョンが明確化。

外部の支援が 「踏み切るきっかけ」になった
DX化を検討しつつも足踏みしていたが、外部支援を活用したことで実際に導入を進めることができた。伴走支援がなければ「ここまで進められな2かった」との実感がある。