【令和6年度事業事例】Googleフォームとスプレッドシートによるデジタル化

参加の経緯

DXに関する知識が十分ではなく、興味本位から始めたものの、事業規模の拡大や従業員の増加に伴い、業務効率化の必要性を強く 感じたため、DX支援を受けることを決断しました。特に、介護業界では行政手続きや書類管理の煩雑さが課題となっており、バックオフィ スの整理とコスト削減を目的として支援を活用しました。

伴走支援で取り組んだ内容

1 業務の可視化と課題整理
・これまでの業務フローを分析し、特に負担が大きい部分を特定。
・DXツールの導入に向けた準備として、現状の課題を整理。
・salesforthの導入を検討していたが、可視化をしたことでオーバースペックと判断 することができた。

2 バックオフィス業務の最適化 ■請求書発行業務の電子化を検討(1日8時間×2名の作業負担軽減を目指す)
・これまで厨房へのオーダーを紙等でおこなっていたものをGoogleフォームとスプ レッドシートを活用することによってペーパーレス化及び業務効率改善を実施。

3 電子契約の導入準備
・介護業界の特性上、契約書の電子化には法律上の制約があるため、その対応方法を整理。
・高齢者のメールアドレス取得が課題となり、SMS対応を検討。

今後の展望

DXの継続的な推進
・業務のデジタル化を進め、ノンコア業務を削減し、コア業務に集中できる環境を構築。
・AIやRPAの導入を視野に入れながら、DXを段階的に進める。
・介護業界特有の書類業務(行政向け提出資料など)の電子化・効率化を推進。

伴走支援を通しての感想

・無償で専門家によるDX支援を受けられた。
・業務の整理が進み、現状の課題が明確になった。
・外部の視点から新たな気づきを得ることができた。
・何をどうすればいいのかDXの方向性が明確になった。