【令和7年度事業事例｜計量器の販売・メンテナンス】既存ツール活用による低コストで最大の成果を生むDX

事業内容：計量器の販売・メンテナンス
住所：熊本県熊本市中央区琴平1丁目11-1
事業サイト：こちら

参加の経緯

以前から社員の働きやすさ向上や、社長自ら進捗・納期を確認できる仕組み作りを模索。独学でDXに関心を持ちつつも、高額なシステム費用が障壁となり断念した経緯があったが、その後人事再編と増員により、取締役が実務を離れ改革に注力できる体制が整った絶好のタイミングで支援の案内を受け、参加を決意。

伴走支援で取り組んだ内容

①営業からの注文受けの効率化と受注帳簿の電子化

取組前

受発注方法が紙、FAX、メール、電話等、様々で、業務に慣れるまで時間がかかりミスに繋がっていた。

取組後

注文依頼をMicrosoft Formsに集約し自動的にExcelに集計される仕組みを構築。受注帳簿をデジタル化することで、転記ミスや無駄を排除。

②スケジュール・日報の電子化と社内共有

取組前

「誰がどこで何をしているか」「商品の納期はいつか」を常に把握できる仕組みの必要性を感じていた。

取組後

Outlookカレダーの共有で行動を可視化。また、Teamsスレッド機能での日報報告で、1日の振り返りと情報共有、リアション機能によるエンゲージメントが向上。

③事務・技術部門のデジタル化

取組前

販売管理ソフト（販売王）から、請求書・納品書を作成し印刷したものを毎日郵便局へ行き郵送していた。

取組後

販売王の既存機能を活用し、電子発行を実現。技術部署においても、FormsとExcelを組み合わせ、個人任せだった修理進捗の組織的なステータス管理を可能に。

導入成果・成果予測

・行動の可視化による安心感と信頼の向上
・大幅な工数削減とミス防止
・社員の前向きな意識変化

今後の展望

・デジタル基盤の習慣化と定着
・AI活用による更なる効率化
・オフィス環境のアップデート

伴走支援を通しての感想

費用面で断念していたDXだが今回支援に出会えたのが好機だった。既存契約ツールの活用で十分にDXが実現でき「費用をかけないDX」の可能性を実感。また社員の行動をリアルタイムで把握でき、管理者の不安解消とともに社内の信頼感が向上。支援を通じて運用ルールが明確・定着し、小規模企業でも工夫次第でデジタル化できるという確かな手応えを得た。